Regulamin świadczenia usług platformy WalletHero (B2B)

Wersja: 1.0 · Data wejścia w życie: 28 lipca 2026

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usług platformy WalletHero przez Arkadiusza Wasilonka, prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą Collective Arkadiusz Wasilonek, adres: ul. Florencja 23D, 05-300 Mińsk Mazowiecki, wpisanego do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), NIP 8222182106, REGON 14584187900000 (dalej: „Usługodawca”) na rzecz przedsiębiorców (dalej: „Merchant” lub „Usługobiorca”).
2. Regulamin stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
3. Usługi świadczone są wyłącznie na rzecz przedsiębiorców (B2B) w związku z ich działalnością gospodarczą lub zawodową. Platforma nie jest przeznaczona dla konsumentów jako usługobiorców.
4. Załącznikiem do Regulaminu, stanowiącym jego integralną część, jest Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych — zawierana z chwilą zawarcia Umowy o świadczenie Usług.
5. Kontakt z Usługodawcą: [email protected].

§ 2. Definicje

1. Platforma — usługa WalletHero dostępna w modelu SaaS, obejmująca panel administracyjny, interfejs API, portal lojalnościowy dla klientów końcowych oraz aplikację mobilną dla personelu.
2. Merchant — przedsiębiorca, który zawarł z Usługodawcą Umowę o korzystanie z Platformy.
3. Przestrzeń robocza (workspace) — wydzielone logicznie środowisko Merchanta w ramach Platformy.
4. Klient końcowy — osoba fizyczna, której Merchant wydaje kartę do portfela mobilnego lub którą zapisuje do programu lojalnościowego prowadzonego z użyciem Platformy.
5. Użytkownik — osoba fizyczna korzystająca z Platformy w imieniu Merchanta (administrator lub personel).
6. Umowa — umowa o świadczenie Usług zawarta pomiędzy Usługodawcą a Merchantem na warunkach Regulaminu oraz ewentualnych ustaleń indywidualnych (np. zamówienia, cennika).

§ 3. Opis Usług

1. Platforma umożliwia Merchantowi w szczególności:
   • tworzenie, wydawanie i aktualizowanie kart do portfeli mobilnych Apple Wallet i Google Wallet (w tym doręczanie aktualizacji przez usługi Apple i Google),
   • prowadzenie programu lojalnościowego (punkty, poziomy/tiery, reguły automatyzacji, program poleceń),
   • prowadzenie kampanii komunikacyjnych kierowanych do zdefiniowanych grup odbiorców spośród klientów końcowych Merchanta,
   • korzystanie z aplikacji mobilnej dla personelu (m.in. naliczanie i odejmowanie punktów, rejestrowanie transakcji, zmiana poziomu klienta), z rozróżnieniem ról administratora i personelu,
   • zarządzanie danymi klientów końcowych, w tym polami niestandardowymi, oraz ich usuwanie lub anonimizację,
   • integracje z systemami zewnętrznymi udostępnionymi w ramach Platformy.
2. Szczegółowy zakres funkcji zależny jest od wybranego planu/pakietu, zgodnie z cennikiem lub ustaleniami indywidualnymi.
3. Usługodawca może rozwijać, zmieniać i ulepszać funkcje Platformy, o ile nie prowadzi to do istotnego ograniczenia funkcji kluczowych opłaconych przez Merchanta.

§ 4. Zawarcie Umowy i konto

1. Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia konta i akceptacji Regulaminu albo z chwilą podpisania odrębnego zamówienia — w zależności od trybu uzgodnionego z Usługodawcą.
2. Osoba zakładająca konto w imieniu Merchanta oświadcza, że jest umocowana do jego reprezentowania w tym zakresie.
3. Rejestracja wymaga podania prawdziwych i aktualnych danych. Logowanie możliwe jest za pomocą adresu e-mail i hasła lub przez Google Sign-In.
4. Merchant odpowiada za działania i zaniechania Użytkowników korzystających z jego przestrzeni roboczej jak za działania własne oraz zobowiązany jest do zapewnienia poufności danych uwierzytelniających (haseł, tokenów, kodów parowania aplikacji mobilnej).
5. Merchant zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Usługodawcę o podejrzeniu nieautoryzowanego dostępu do konta.

§ 5. Zasady korzystania (acceptable use)

1. Merchant zobowiązuje się korzystać z Platformy zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami.
2. Merchant ponosi wyłączną odpowiedzialność za zgodność z prawem prowadzonych przez siebie działań marketingowych i lojalnościowych, w tym za:
   • posiadanie ważnej podstawy prawnej przetwarzania danych swoich klientów końcowych,
   • uzyskanie wymaganych prawem zgód klientów końcowych (w szczególności na komunikację marketingową drogą elektroniczną zgodnie z ustawą — Prawo komunikacji elektronicznej oraz przepisami o świadczeniu usług drogą elektroniczną),
   • spełnienie wobec klientów końcowych obowiązków informacyjnych wynikających z RODO,
   • treść kart, kampanii i komunikatów wysyłanych za pośrednictwem Platformy.
3. Zabronione jest:
   • dostarczanie treści o charakterze bezprawnym,
   • wprowadzanie do pól niestandardowych (custom fields) lub innych pól Platformy danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO — np. dane o zdrowiu, wyznaniu, poglądach politycznych) bez ważnej podstawy prawnej i uprzedniego uzgodnienia z Usługodawcą,
   • wykorzystywanie Platformy do wysyłki niezamówionych komunikatów (spam),
   • podejmowanie działań zakłócających działanie Platformy, obchodzenie zabezpieczeń, testowanie podatności bez zgody Usługodawcy, uzyskiwanie dostępu do danych innych przestrzeni roboczych,
   • odsprzedaż lub udostępnianie Platformy osobom trzecim poza zakresem Umowy.
4. W przypadku istotnego naruszenia niniejszego paragrafu Usługodawca może zawiesić dostęp do konta lub poszczególnych funkcji do czasu wyjaśnienia, po uprzednim wezwaniu do zaniechania naruszeń, chyba że charakter naruszenia (np. zagrożenie bezpieczeństwa) wymaga natychmiastowej reakcji.

§ 6. Wynagrodzenie i rozliczenia

1. Korzystanie z Platformy jest odpłatne zgodnie z cennikiem lub ustaleniami indywidualnymi.
2. Faktury wystawiane są w formie elektronicznej, na co Merchant wyraża zgodę.
3. W przypadku opóźnienia w płatności przekraczającego 14 dni Usługodawca może — po bezskutecznym wezwaniu do zapłaty — zawiesić świadczenie Usług do czasu uregulowania zaległości.

§ 7. Dostępność i utrzymanie

1. Usługodawca dokłada starań, aby Platforma była dostępna w sposób ciągły, nie gwarantuje jednak nieprzerwanej dostępności, chyba że odrębna umowa SLA stanowi inaczej.
2. Usługodawca może przeprowadzać prace konserwacyjne; o planowanych pracach powodujących istotną niedostępność Merchant zostanie poinformowany z wyprzedzeniem.
3. Działanie niektórych funkcji zależy od usług podmiotów trzecich (m.in. Apple, Google, operatorzy telekomunikacyjni, dostawcy poczty e-mail). Usługodawca nie odpowiada za niedostępność lub zmiany tych usług pozostające poza jego kontrolą, zobowiązuje się jednak dokładać starań w celu ograniczenia ich skutków.

§ 8. Dane osobowe

1. W zakresie danych klientów końcowych Merchant jest administratorem, a Usługodawca podmiotem przetwarzającym. Zasady powierzenia określa Umowa powierzenia przetwarzania danych stanowiąca Załącznik nr 1 do Regulaminu.
2. W zakresie danych Użytkowników i danych rozliczeniowych Merchanta Usługodawca jest administratorem — zasady przetwarzania określa Polityka prywatności.
3. Dane Platformy hostowane są na terenie Unii Europejskiej; wykaz podprocesorów zawiera Lista podprocesorów.

§ 9. Odpowiedzialność

1. Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy jest ograniczona do szkody rzeczywistej (z wyłączeniem utraconych korzyści) i do łącznej kwoty wynagrodzenia netto zapłaconego przez Merchanta za okres 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę.
2. Ograniczenia z ust. 1 nie mają zastosowania do szkód wyrządzonych umyślnie ani w innych przypadkach, w których ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
3. Usługodawca nie odpowiada za:
   • treści wprowadzane do Platformy przez Merchanta i jego Użytkowników,
   • skutki udostępnienia danych uwierzytelniających osobom nieuprawnionym z przyczyn leżących po stronie Merchanta,
   • niewykonanie zobowiązań wskutek siły wyższej.
4. Merchant zwolni Usługodawcę z odpowiedzialności wobec osób trzecich (w tym klientów końcowych i organów nadzorczych) z tytułu roszczeń wynikających z prowadzonych przez Merchanta działań marketingowych, braku podstawy prawnej przetwarzania danych klientów końcowych lub naruszenia § 5.

§ 10. Okres obowiązywania i rozwiązanie Umowy

1. Umowa zawierana jest na czas nieoznaczony albo na okres wskazany w zamówieniu.
2. Każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę zawartą na czas nieoznaczony z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego.
3. Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu przez Merchanta (w szczególności § 5) lub zwłoki w płatności przekraczającej 30 dni, po uprzednim wezwaniu i wyznaczeniu dodatkowego terminu.
4. Zwrot i usunięcie danych po zakończeniu Umowy:
   • w terminie 30 dni od zakończenia Umowy Merchant może zażądać wydania danych ze swojej przestrzeni roboczej w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego,
   • po upływie tego terminu Usługodawca usunie lub zanonimizuje dane klientów końcowych oraz pozostałe dane przestrzeni roboczej Merchanta, z zastrzeżeniem danych, których dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa (np. dane rozliczeniowe),
   • szczegóły określa Umowa powierzenia przetwarzania danych.
5. Rozwiązanie Umowy nie zwalnia Merchanta z obowiązku zapłaty wynagrodzenia należnego do dnia rozwiązania.

§ 11. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Platformy można składać na adres [email protected].
2. Reklamacja powinna zawierać oznaczenie Merchanta, opis problemu i oczekiwany sposób rozstrzygnięcia.
3. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od ich otrzymania i informuje o wyniku drogą elektroniczną.

§ 12. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia Usług, względów bezpieczeństwa.
2. O zmianie Regulaminu Merchant zostanie powiadomiony co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie (e-mail lub komunikat w panelu).
3. Jeżeli Merchant nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć Umowę przed dniem ich wejścia w życie; dalsze korzystanie z Platformy po tym dniu oznacza akceptację zmian.
4. Zmiany cennika dokonywane są w trybie przewidzianym dla zmian Regulaminu, chyba że ustalenia indywidualne stanowią inaczej.

§ 13. Postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym dla Umowy jest prawo polskie.
2. Sądem właściwym dla sporów wynikających z Umowy jest sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.
4. Jeżeli poszczególne postanowienia Regulaminu okażą się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
5. Wersją wiążącą Regulaminu jest wersja polska; tłumaczenie angielskie ma charakter wyłącznie informacyjny.

Załącznik nr 1: Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych